MailApproval

Platforma WEBCON BPS umożliwia delegowanie zadań przypisanych w systemie do innych użytkowników oraz automatyczne zamykanie zadań i wybieranie ścieżki przejścia za pomocą odpowiedzi na standardowo wysyłane przez system wiadomości e-mail.

Aby umożliwić wybranie ścieżki przejścia za pomocą wiadomości e-mail, należy:

• skonfigurować parametry skrzynki e-mail obsługującej funkcjonalność MailApproval,
• skonfigurować wstępnie definiowaną listę komend do akceptacji (opcjonalnie) lub komendę umożliwiającą delegowanie zadań,
• na ścieżkach przejścia, dla których ma zostać uruchomiona akceptacja, skonfigurować odpowiednie opcje w zakładce MailApproval.

Ponadto standardowe wiadomości e-mail wysyłane przez WEBCON BPS powinny zawierać następujący fragment:

„Informacja: Możesz odpowiedzieć na tę wiadomość, podając w treści wiadomości e-mail odpowiednią komendę MailApproval. W celu uzyskania listy dostępnych komend odpowiedz na tę wiadomość, wpisując w treści komendę: pomoc
WFD_ID[-|368|-];WFD_Guid[-|77c6dadb-aab2-4b47-80ff-8ccfb02f8a25|-]”

Aby wykonać przejście jedną ze skonfigurowanych ścieżek, należy odpowiedzieć na taką wiadomość e-mail, w treści wpisując jedną z dostępnych na ścieżce komend.
Jeżeli zadanie ma zostać oddelegowane, należy w treści wiadomości podać komendę służącą do delegowania, a po niej jednoznaczny identyfikator użytkownika (login, adres e-mail, wyświetlaną nazwę).

informacja

Dodatkowe informacje na temat funkcjonalności MailApproval można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

Okno węzła MailApproval podzielono na dwie zakładki Ogólne i Komendy, które umożliwiają szczegółową konfigurację funkcjonalności.

Ogólne

Zakładka umożliwia skonfigurowanie podstawowych parametrów połączenia z serwerem Exchange wymaganych do poprawnego działania funkcjonalności MailApproval.

1. Obsługa MailApproval włączona

Parametr określa, czy obsługa delegowania i akceptowania zadań poprzez wiadomości e-mail jest aktywna.

2. Ogólne

• Adres e-mail osoby do powiadomienia o niepoprawnym e-mailu – adres e-mail osoby, na który przesyłane będą powiadomienia o niepoprawnych wiadomościach e-mail.
• Serwis BPS – podanie nazwy serwera powoduje ograniczenie przetwarzania wiadomości MailApproval. Wiadomości będą przetwarzane, jeżeli nazwa serwera, na którym uruchomiono serwis WEBCON Workflow BPS, jest taka, jak podana w niniejszym polu. Pozostawienie wartości domyślnej powoduje, że wiadomości mogą być obsługiwane przez serwis niezależnie od jego lokalizacji.
  W przypadku używania tylko jednego serwisu Webcon Workflow należy pozostawić domyślą wartość.
• Dołącz e-mail z komendą jako załącznik elementu workflow – cała wiadomość e-mail z komendą zostanie dodana w formie załącznika do elementu obiegu, który będzie zmodyfikowany przez komendę MailApproval. Brane pod uwagę będą ograniczenia dodawania załączników. Wszystkie standardowe procedury (np. akcje wywołane dodaniem załącznika) pozostaną uruchomione. Jeżeli wiadomość e-mail zawiera załączniki, nie będą one przetwarzane oddzielnie. Będą one dostępne w systemie WEBCON BPS wyłącznie poprzez załącznik e-mail.

3. Parametry skrzynki odbiorczej

• Typ serwera – połączenia do serwera Exchange on-premises są realizowane poprzez Exchange Web Services (EWS) z uwierzytelnianiem Basic. W przypadku Exchange Online istnieje możliwość wyboru połączenia z wykorzystaniem EWS i uwierzytelniania Basic lub połączenia do Microsoft Graph z wykorzystaniem uwierzytelniania OAuth.

  uwaga

  Od dnia 1 października 2022 r. firma Microsoft zaprzestała wspierania uwierzytelniania Basic dla Exchange Online.

• Adres serwera – pole umożliwia wstawienie docelowego adresu serwera.

• Użytkownik – nazwa użytkownika uprawnionego do dostępu do serwera.

• Hasło – hasło skojarzone z kontem użytkownika uprawnionego do dostępu do serwera.

• Testuj parametry połączenia – przycisk umożliwia sprawdzenie, czy podane dane umożliwiają nawiązanie połączenia ze zdefiniowanym serwerem.

informacja

Dodatkowe informacje na temat konfiguracji połączenia poprzez Exchange Online - Microsoft Graph można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

4. Parametry skrzynki nadawczej

Standardowe i niestandardowe parametry skrzynki nadawczej. Użytkownik ma możliwość wykorzystania standardowych ustawień (przycisk wyboru Użyj standardowych ustawień skrzynki nadawczej) lub niestandardowego skonfigurowania skrzynki nadawczej (przycisk Użyj niestandardowych ustawień skrzynki nadawczej). W drugim przypadku aktywne stają się pola umożliwiające konfigurację skrzynki. Po wprowadzeniu odpowiednich danych możliwe jest wysłanie testowej wiadomości e-mail (przycisk Wyślij testowy e-mail), aby zweryfikować poprawność konfiguracji.

5. Ustawienia folderów (exchange)

• Folder źródłowy – nazwa znajdującego się na serwerze Exchange katalogu, z którego są pobierane pliki.
• Folder archiwum – nazwa znajdującego się na serwerze Exchange katalogu, do którego są przenoszone poprawnie obsłużone wiadomości.
• Folder błędów – nazwa znajdującego się na serwerze Exchange katalogu, do którego są przenoszone niepoprawne wiadomości (np. niezawierające w treści komendy akceptacji lub delegacji zadania).

Komendy

Zakładka umożliwia skonfigurowanie opcjonalnych wartości komend dostępnych na ścieżkach przejścia oraz komend wymaganych do delegowania zadań.

1. Grupy komend

Lista zawierająca wstępnie zdefiniowane grupy wartości. Grupy te są dostępne na ścieżce przejścia. Nie ma możliwości usunięcia grupy komend typu Delegacja.

2. Komendy

Lista komend dostępnych w obrębie danej grupy komend.