Przejdź do głównej zawartości
Wersja: 2023 R2

Wyślij konfigurowalny e-mail

Akcja służy do wysyłania wiadomości e-mail, których odbiorców, temat oraz treść można dowolnie konfigurować.

Okno konfiguracyjne akcji zostało podzielone na 5 zakładek:

Odbiorcy​

Zakładka umożliwia wskazanie adresatów wiadomości e-mail.

Odbiorcy

1. Ustawienia odbiorców​

  • Predefiniowane
    Możliwość wskazania osób, które pracują z elementem, jako odbiorców wiadomości e-mail:

    • Autor – autor elementu,
    • Osoby przypisane – osoby, dla których istnieją zadania na elemencie,
    • Osoby przypisane DW – osoby, dla których istnieją zadania DW na elemencie,
    • Wszystkie osoby przypisane – osoby, dla których istnieją zadania na elemencie (bezpośrednie i DW).

  • Zawsze do (adresy e-mail)
    W tym polu należy podać adres e-mail, na który zostanie wysłana wiadomość. Poszczególne adresy odbiorców należy oddzielić średnikami.

  • Zawsze do (osoby)
    Poszczególni użytkownicy domeny. Należy podać login użytkownika w formacie UPN lub NetBIOS. W oparciu o login akcja pobierze właściwy adres e-mail, bazując na danych zapisanych dla tego użytkownika w Liście użytkowników BPS (kolumna Email).

  • Zawsze do (osoby) [Z oknem wyszukiwania]
    Poszczególni użytkownicy domeny. Przycisk obok okna wyszukiwania służy do wyszukiwania loginów / grup loginów. W oparciu o loginy akcja pobierze właściwe adresy e-mail, bazując na danych zapisanych dla tych użytkowników w Liście użytkowników BPS (kolumna Email).

  • Dynamicznie
    Adresy pobrane z atrybutu lub z kolumny Listy pozycji. Konfiguracja przyjmuje login użytkownika. W oparciu o login akcja pobierze właściwy adres e-mail, bazując na danych zapisanych dla tego użytkownika w Liście użytkowników BPS (kolumna Email).

2. Wybieranie adresów zapytanie SQL lub CAML​

Możliwość zdefiniowania listy adresatów poprzez wpisanie odpowiedniego zapytania.
W pierwszej kolumnie zapytanie musi zwrócić „login”, lub „login#nazwa”. W przypadku kilku adresatów ich dane mogą być oddzielone średnikami lub zwracane w osobnych wierszach. Przy tworzeniu zapytania można korzystać kreatora wartości dynamicznych (Edytora zmiennych).
Konfiguracja przyjmuje login użytkownika. W oparciu o login akcja pobierze właściwy adres e-mail, bazując na danych zapisanych dla tego użytkownika w Liście użytkowników BPS (kolumna Email).

3. Wyślij do osób zastępujących odbiorców​

W przypadku zaznaczenia tego pola wyboru, wiadomości zostaną wysłane do osób obecnie zastępujących adresatów.

4. Edytor zmiennych​

Dynamicznie zbudowane drzewo wszystkich zmiennych dostępnych w bieżącej lokalizacji Designer Studio. Informacje o tym, jak działają zmienne w WEBCON BPS oraz listę zmiennych można znaleźć tutaj.

Treść wiadomości​

Zakładka umożliwia definiowanie treści wiadomości e-mail.

Treść wiadomości

1. Szablon​

Pozwala wybrać zdefiniowany wcześniej szablon lub skorzystać z szablonu domyślnego.

2. Temat​

Ustawienie tematu wiadomości.

3. Nadawca​

Adres e-mail (np. jan.kowalski(at)webcon.pl) lub nazwa wyświetlana i adres e-mail (np. Jan Kowalski <jan.kowalski(at)webcon.pl>) nadawcy. Nazwę wyświetlaną można skonfigurować za pomocą dostępnego obok generatora.
Jeśli to pole pozostanie niewypełnione, adres zostanie pobrany z szablonu, natomiast w przypadku braku szablonu wykorzystany zostanie adres nadawcy standardowej wiadomości e-mail.

Jeśli w Konfiguracji wysyłki e-mail zaznaczono opcję Pozwól na wysyłkę "Send As", wówczas konto e-mail podane w tym polu zostanie użyte do wysłania wiadomości e-mail. Jeśli mimo zaznaczonej opcji Pozwól na wysyłkę "Send As" parametr pozostanie nieuzupełniony, wówczas do wysłania wiadomości e-mail użyte zostanie konto wprowadzone jako Nadawca w konfiguracji wybranego szablonu e-mail lub (w przypadku gdy pole Nadawca jest również nieuzupełnione w szablonie) konto wprowadzone w globalnej Konfiguracji wysyłki e-mail.
Adres konta należy wprowadzić w postaci: jan.kowalski(at)webcon.com. Wartość wprowadzona jako Nazwa wyświetlana zostanie zignorowana.
Konto użyte do wysyłania wiadomości e-mail wymaga skonfigurowania odpowiednich uprawnień Send as.

informacja

Więcej informacji na ten temat dostępnych jest w ARTYKULE na naszym blogu technicznym.

4. Odpowiedz do​

Adres, na który zostaną wysłane odpowiedzi na wiadomość wysłaną przez akcję. Formatowanie adresu jest identyczne jak w przypadku pola Nadawca powyżej.

5. Tytuł nagłówka​

Pozwala zdefiniować tytuł i treść nagłówka wiadomości e-mail.

6. Treść wiadomości​

Pozwala zdefiniować treść wiadomości e-mail za pomocą dedykowanego Edytora. Istnieje możliwość zdefiniowania treści wiadomości w języku HTML.

7. Widoczność elementów​

Pozwala określić, które elementy będą widoczne w wiadomości. Dostępne wartości:

  • Z szablonu
  • Ukryty
  • Widoczny.

Załączniki​

Zakładka umożliwia skonfigurowanie ustawień wysyłki w wiadomości e-mail załączników dodanych do elementu workflow.

Załączniki

1. Tryb​

Określa sposób, w jaki wysyłane będą załączniki. Dostępne opcje:

  • Nie wysyłaj – nie do wiadomości nie zostanie dodany żaden załącznik,
  • Wyślij wszystkie – w wiadomości wysyłane są wszystkie załączniki dodane do elementu,
  • Wyślij ostatni – wysyłany jest jedynie najnowszy załącznik elementu,
  • Zapytanie SQL – załącznik zostanie wysłany na podstawie zdefiniowanego zapytania SQL.

2. Zapytanie SQL​

Zapytanie powinno zwracać identyfikatory załączników odpowiadające identyfikatorom z tabeli „WFDataAttachmets”. Identyfikatory będą zwracane w kolumnie o nazwie „ATT_ID” lub „ID”.

Ustawienia​

Zakładka umożliwia skonfigurowanie dodatkowych ustawień wysyłki powiadomień e-mail.

Ustawienia

1. Sygnalizuj błąd przy braku odbiorców​

W wypadku braku zdefiniowanych odbiorców, system wyświetli błąd.

2. Podpisz wiadomość cyfrowo​

Po zaznaczeniu tej opcji w wiadomości umieszczony zostanie podpis cyfrowy (certyfikat).

3. Potwierdzenie dostarczenia​

Odsyła potwierdzenie po dostarczeniu wiadomości do adresata.

4. Potwierdzenie przeczytania​

Odsyła potwierdzenie, gdy adresat przeczyta wiadomość.

5. Wyślij jako zwykły tekst​

Możliwość określenia, czy wiadomość e-mail ma zostać wysłana jako zwykły tekst bez formatowania. W tym trybie pominięta zostanie sekcja „Mail Approval”.

6. Uwzględnij wyjątki​

Uwzględnienie wyjątków zdefiniowanych w powiadomieniach email. Wiadomość nie zostanie wysłana do wskazanych osób.

7. Sposób wysyłki​

Parametr określa sposób wysyłania wiadomości e-mail przez system:

  • Czekaj na potwierdzenie wysłania – automatyzacja zakończy się sukcesem po prawidłowym połączeniu się z wysyłającym serwerem pocztowym i przyjęciu przez niego polecenia wysyłki maila na wskazany adres. Nie jest to potwierdzenie dostarczenia wiadomości do adresata.
uwaga

Taka konfiguracja znacznie wydłuża czas wykonania akcji i odpowiedzi systemu dla użytkownika końcowego.

  • Dodaj do kolejki wysyłania – wiadomość e-mail zostanie dodana do kolejki wysyłania wiadomości e-mail po bezbłędnym wykonaniu wszystkich akcji w ramach automatyzacji. Fizyczne wysłanie wiadomości nastąpi dopiero, gdy zostanie ona przesunięta na pierwszą pozycję w kolejce wysyłania. Ewentualny błąd wysyłki wiadomości e-mail nie ma wpływu na działanie automatyzacji.

8. Język wiadomości​

Możliwość wskazania, w jakim języku zostanie wygenerowane powiadomienie e-mail. Wartości dat i liczb zostaną sformatowane zgodnie z ustawionym językiem.
Jeśli dla ustawionego języka nie zdefiniowano tłumaczeń, wówczas językiem, w którym prezentowane będą nieprzetłumaczone treści będzie domyślny język konfiguracji. W przypadku wybrania opcji Wg ustawień aplikacji język powiadomienia będzie wynikał z konfiguracji języka aplikacji. Wybranie konkretnego języka spowoduje wymuszenie języka powiadomienia niezależnie od ustawień językowych aplikacji.

informacja

Szczegółowe informacje na temat ustawień Język wiadomości dostępne są w artykule Powiadomienia e-mail w środowisku wielojęzycznym na naszym blogu technicznym. :::

Podgląd maila​

Na tej zakładce użytkownik może sprawdzić, jak będzie wyglądała skonfigurowana przez niego wiadomość e-mail.

Podgląd maila

Dodatkowe opcje:
Pokaż – podgląd wiadomości e-mail generowanej dla podanego ID elementu.
Pobierz ID – po wybraniu tego przycisku pobrane zostanie ID ostatniego elementu obiegu utworzonego w ramach bieżącego procesu.
Wyślij testowy e-mail – wybranie tego przycisku powoduje wyświetlenie okna, w którym należy wpisać adres e-mail, na który ma zostać wysłana wiadomość testowa.

informacja

Akcja wykonywana jest w trybie „Pending in transaction”, tj. jej wykonanie jest odraczane na koniec transakcji.
Więcej o akcjach "Pending in transaction" można przeczytać W ARTYKULE na naszym blogu technicznym.