Formularz

Formularz to strona Portalu pośrednicząca w wymianie danych między użytkownikiem a aplikacją. Za jego pomocą wykonasz przypisane do Ciebie zadania, przekażesz niezbędne dane oraz dokumenty, a także łatwo uzyskasz dostęp do informacji wprowadzanych przez innych uczestników obiegu.

informacja

Korzystając z formularza w Portalu jako użytkownik końcowy, masz ograniczone możliwości zmiany jego wyglądu i dostępnych w nim pól. Jest to jednak możliwe z poziomu Designer Studio po wybraniu pozycji Formularz podstawowy lub Formularz kompaktowy na drzewie wyboru.

Obszary formularza

Formularz zbudowany jest z kliku wzajemnie powiązanych, lecz odmiennych funkcjonalnie obszarów. Dzięki nim z łatwością będziesz mógł wykonywać najróżniejsze operacje od wprowadzania czy wyświetlania danych po sprawdzanie historii elementu obiegu.

1. Menu formularza

Menu formularza ma postać poziomego paska, z którego lewej i prawej strony zgrupowane są przyciski ułatwiające zarządzanie elementem obiegu i danymi wprowadzanymi w formularzu.

Przyciski z lewej strony menu

Widoczność przycisków dostępnych z lewej strony tego menu (z wyłączeniem przycisków Powrót i Edytuj) możesz konfigurować na Matrycy atrybutów. Poniżej opisano działanie wspomnianych przycisków:

• Powrót – powrót do poprzedniej strony Portalu,
• Edytuj/Anuluj edycję – włączanie lub wyłączanie możliwości edycji atrybutów formularza,
• Nowy – startowanie nowego elementu obiegu,
• Zapisz – zapisywanie aktualnego stanu formularza (z wszystkimi informacjami wprowadzonymi w atrybutach),
• Usuń – usuwanie bieżącego elementu,
• Odśwież – odświeżanie otwartego aktualnie elementu,
• Lista ścieżek – wybieranie dostępnych ścieżek obiegu,
• Deleguj – przypisywanie zadania do danego użytkownika.

Oprócz opisanych powyżej przycisków, menu formularza może też zawierać przyciski wywołujące konkretne akcje i automatyzacje, o ile zostały one wcześniej skonfigurowane w Designer Studio.

informacja

Dodatkowe informacje na temat menu formularza można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

Przyciski z prawej strony menu

Po prawej stronie menu formularza dostępne są dodatkowe przyciski, takie jak:

• Udostępnij publicznie/Aktywne udostępnienia () – umożliwia udostępnienie danego elementu innemu użytkownikowi oraz zarządzanie udostępnionymi elementami,

  informacja

  Dodatkowe informacje na temat funkcjonalności udostępniania elementów i zadań można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

• Admin () – włącza tryb administracyjny. Bezpośrednio po naciśnięciu przycisku po jego prawej stronie wyświetlany jest przycisk koła zębatego () dający dostęp do następujących opcji:

  • Uprawnienia – wyświetla okno z informacją na temat osób posiadających uprawnienia do elementu,
  • Zakończ zadania użytkowników – umożliwia zakończenie zadań przypisanych do innych osób w trybie administracyjnym,
  • Statystyki wykonania timerów – wyświetla okno zawierające informacje na temat wykonania akcji uruchamianych Na timer, które zostały wywołane w ramach otwartego elementu,
  • Wydruk z szablonu Word – tworzy plik tekstowy wygenerowany na podstawie formularza, który jest wypełniony wartościami atrybutów aktualnie otwartego elementu,
  • Szablon HTML – umożliwia pobranie szablonu HTML wypełnionego danymi wprowadzonymi w formularzu,
  • Szablon Word – umożliwia pobranie szablonu Word wypełnionego danymi wprowadzonymi w formularzu.
  
  
  informacja

  Więcej na temat trybu administracyjnego można przeczytać TUTAJ.

• Historia () – wyświetla okno historii elementu,

  informacja

  Dodatkowe informacje na temat historii elementu można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

• Skopiuj link elementu do schowka () – kopiuje link do danego elementu i umożliwia wklejenie go w polu tekstowym,

• Przejdź na stronę formularza () – otwiera stronę konkretnego formularza,

• Pokaż info panel () – wysuwa lub ukrywa pasek informacyjny.

Warto mieć na uwadze, że dostępność wymienionych powyżej przycisków może zależeć od aktualnego kontekstu, w jakim wyświetlany jest formularz (np. historii elementu nie można wyświetlać na kroku startowym), lub konfiguracji poszczególnych funkcjonalności w Designer Studio.

2. Obszar atrybutów formularza

Centralną, wyodrębnioną wizualnie część okna formularza stanowi obszar atrybutów formularza. Za sprawą osadzanych w nim atrybutów właśnie w jego obrębie wykonywana jest większość czynności związanych z wprowadzaniem, edytowaniem i wyświetlaniem danych. Co istotne, obszar ten dzieli się na maksymalnie cztery panele, które pomagają organizować wspomniane atrybuty.

3. Panel ścieżek

Tuż poniżej arkusza formularza dostępny jest panel ścieżek. Klikając dostępne w nim przyciski, możesz decydować o dalszych losach elementu w obiegu. Warto wspomnieć, że liczba dostępnych tutaj przycisków zależy od liczby ścieżek wychodzących z kroku, na jakim aktualnie znajduje się element.

informacja

Wygląd przycisków ścieżek możesz edytować w Designer Studio w zakładce Parametry okna konfiguracji ścieżek.

4. Panel informacyjny

Wszelkie informacje na temat aktualnie otwartego elementu obiegu dostępne są z prawej strony okna formularza w tzw. Panelu informacyjnym. Domyślnie panel ten jest wysunięty, ale możesz go łatwo ukryć, aby rozszerzyć obszar arkusza formularza, klikając ikonę Pokaż info panel z prawej strony paska menu formularza.

Panel informacyjny dzieli się na dwie zakładki: Szczegóły oraz Statystyki. (Poszczególne pola w obu tych zakładkach możesz definiować na Matrycy atrybutów z poziomu Designer Studio).
Pierwsza z zakładek zawiera ogólne informacje na temat bieżącego elementu obiegu, dzięki którym szybko zaznajomisz się między innymi z jego ogólnym kontekstem, osobami wprowadzającymi w nim zmiany, jak i tym, kiedy takie zmiany zostały wprowadzone. Bardziej szczegółowy opis pól dostępnych w ramach tej zakładki zawarto poniżej:

• Informacje – nagłówek gromadzący informacje na temat bieżącego elementu, takie jak Proces, Typ formularza oraz Obieg dokumentów,
• ID elementu – identyfikator bieżącego elementu obiegu,
• Sygnatura – sygnatura bieżącego elementu obiegu,
• Fazy i kroki – lista kroków i faz dostępnych w obiegu bieżącego elementu. Po lewej stronie nazwy każdego kroku dostępny jest symbol zaznaczenia (jeśli element wyszedł już z danego kroku), strzałki (jeśli element znajduje sie aktualnie w danym korku) lub punktora (jeżeli element nie trafił dotychczas do danego kroku),
• Przypisane do – informacja o osobie, do której aktualnie przypisane jest zadanie,
• Zastępstwa – nagłówek dostępny jest w przypadku, gdy w Designer Studio włączono opcję Używaj automatycznego delegowania zadań i wyznaczono zastępcę,
• Element nadrzędny – informacja o elemencie nadrzędnym podana w formie nazwy zawierającej do niego link,
• Elementy podrzędne – informacja na temat ewentualnych elementów podrzędnych powiązanych z aktualnym elementem,
• Elementy powiązane – przycisk umożliwia otwarcie mapy powiązań przedstawionych na osi czasu pomiędzy bieżącym elementem a elementami z nim powiązanymi.
• Szczegóły – nagłówek grupuje szczegółowe informacje na temat bieżącego elementu obiegu, takie jak: Autor, Data utworzenia, Zmodyfikowane przez, Data modyfikacji oraz Wersja,
• Kod QR do elementu – nagłówek zawiera przycisk umożliwiający wygenerowanie kodu QR z linkiem do bieżącego elementu obiegu,
• Instrukcja – pole wyświetlane w formie tekstu z linkiem do instrukcji ułatwiającej korzystanie z aktualnego obiegu.

Zakładka Statystyki zawiera z kolei dane statystyczne dotyczące aktualnie otwartego elementu, m.in.

• Całkowity czas trwania – całkowity czas od utworzenia elementu do momentu wejścia do kroku końcowego. W przypadku opuszczenia kroku końcowego i przejścia do innego kroku czas przebywania w kroku końcowym również jest uwzględniany,
• Całkowity czas pracy z formularzem – łączny czas, jaki użytkownicy spędzili na edytowaniu formularza,
• KPI w krokach – graficzna prezentacja kluczowych wskaźników wydajności (Key Performance Indicators, KPI) definiowanych dla każdego kroku obiegu,
• Wskaźniki wydajności – tarcze prezentujące skonfigurowane przez użytkownika wskaźniki wydajności. Wskaźniki te pozwalają zliczać czas potrzebny na wykonanie zadań w sposób zdefiniowany przez użytkownika.

4.1. Elementy powiązane

Funkcjonalność umożliwia wizualizację powiązań pomiędzy aktualnie wyświetlanym elementem a innymi elementami powiązanymi — zarówno w ramach tego samego procesu, jak i procesów zależnych lub powiązanych biznesowo (w tym także procesów słownikowych oraz szablonów dokumentów).

Elementy powiązane mogą pozostawać w relacji nadrzędny–podrzędny (np. tworzonej za pomocą akcji Uruchom obieg lub Zmień wartość pola) bądź być powiązane za pośrednictwem atrybutów typu Pole wyboru czy kolumn Listy pozycji typu Pole wyboru, korzystających ze źródeł BPS.

informacja

Wyszukiwanie powiązań w Polach wyboru działa wyłącznie wtedy, gdy kolumną ID Pola wyboru jest kolumna ID elementu ze źródła lub jego GUID.

Po kliknięciu przycisku Pokaż elementy powiązane otwiera się mapa powiązanych elementów:

1. Odśwież – umożliwia ręczne odświeżenie widoku bez przeładowywania całego formularza.
2. Filtrowanie po statusie – pozwala filtrować elementy oraz szybko identyfikować ich status po kolorze: elementy aktywne, zakończone pozytywnie lub negatywnie. Bieżący element jest wyświetlany w kolorze brandowym.
3. Filtrowanie po zakresie czasu – elementy są uporządkowane według daty utworzenia i ostatniej modyfikacji. Przy pierwszym otwarciu widoku system automatycznie wybiera zakres Lata.
4. Grupowanie po procesie – dane na schemacie są pogrupowane według procesu.

notatka

Przy dużej liczbie wyników wyświetlanych jest maksymalnie 2000 ostatnio modyfikowanych elementów powiązanych.

5. Element powiązany – po najechaniu kursorem na element lub poprzez menu kontekstowe użytkownik może wyświetlić jego podgląd lub otworzyć pełny widok.

6. Tooltip - po najechaniu myszą na dany element wyświetlane są jego szczegóły w formie tooltipa. Użytkownik może sprawdzić jego sygnaturę, datę dodania i ostatniej modyfikacji oraz atrybuty zdefiniowane jako wyróżniki dla danego procesu.

   Elementy powiązane są widoczne dla wszystkich użytkowników, jednak do wyświetlenia szczegółów w tooltipie lub otwarcia elementu wymagana jest pozytywna weryfikacja uprawnień.

7. Zoom – umożliwia zmianę zakresu czasowego schematu (od lat do godzin w wybranym dniu).

informacja

Przycisk Pokaż elementy powiązane jest domyślnie wyświetlany w Panelu informacyjnym, jednak można go ukryć, odznaczając pole wyboru Elementy powiązane dla wybranych kroków w zakładce Standardowe obszary na Matrycy atrybutów w Studio.

Atrybuty formularza

Atrybuty formularza dostępne w Portalu to odpowiedniki atrybutów tworzonych i konfigurowanych w Designer Studio. W zależności od zdefiniowanego typu dostępne na formularzu atrybuty mogą służyć do wprowadzania, edytowania lub wyświetlania danych.

Możliwość edycji atrybutów formularza zależy od ustawień wprowadzonych na Matrycy atrybutów w Designer Studio i może się różnić między poszczególnymi krokami obiegu. Atrybuty ustawione jako Tylko do odczytu lub Tylko do odczytu (możliwość zmiany przez JavaScript) na Matrycy atrybutów są wyświetlane w postaci wyszarzonych (nieaktywnych) pól na formularzu.

W przypadku dużej liczby atrybutów projektanci aplikacji często korzystają z grup lub zakładek, które pomagają organizować atrybuty, poprawiając przejrzystość formularza. Grupy atrybutów mają na formularzu postać nagłówków, pod którymi wyświetlane są zdefiniowane w ich obrębie atrybuty, z kolei zakładki tworzone są w obrębie panelu i wyświetlają zawarte w nich atrybuty po naciśnięciu ich nagłówka.

informacja

Dodatkowe informacje na temat grup i zakładek można znaleźć na blogu technicznym KB w następujących artykułach:

• Zakładki na formularzu WEBCON BPS
• Grupy atrybutów

Obszary systemowe

Poza wspomnianymi powyżej atrybutami, arkusz formularza może zawierać – i domyślnie zawiera – tak zwane obszary systemowe. Są to de facto trzy predefiniowane atrybuty, które, jak wspomniano, są domyślnie widoczne w prawym panelu arkusza formularza. (Podobnie jak w przypadku atrybutów formularza dostępność i umiejscowienie tych pól definiowane są w oknie konfiguracji formularza, odpowiednio w zakładce Globalny szablon formularza oraz Matryca formularza).

1. Komentarze

Sekcja umożliwia wstawienie wartości tekstowej w formie komentarza do aktualnie wyświetlanego elementu. Po wpisaniu tekstu i naciśnięciu przycisku Zapisz komentarz (lub przejściu ścieżką) tekst taki jest zapisywany poniżej wspomnianego pola wraz z informacją o dacie jego dodania oraz autorze. Warto pamiętać, że komentarze może dodawać każda osoba, która posiada uprawnienia do wyświetlania elementu, a raz wstawiony komentarz nie może być ponownie edytowany. Należy wspomnieć też, że samo pole może być edytowane również wtedy, gdy formularz jest wyświetlany w trybie tylko do odczytu.

2. Załączniki

Za pomocą tej sekcji z łatwością dodasz pliki w formie załączników do formularza. Warto pamiętać, że choć domyślnie nie ma ograniczeń co do typu, liczby i rozmiaru załączanych plików, ustawienia te może zmienić projektant aplikacji w Designer Studio.

informacja

Użytkownik ma możliwość dodania załącznika o dowolnej wielkości, przy czym należy pamiętać, że z poziomu Portalu możliwa jest edycja plików o rozmiarze nie większym niż 28 MB.

uwaga

Dodawanie wiadomości e-mail w formacie .eml jako załącznik nie jest możliwe za pomocą metody Drag-and-drop bezpośrednio z aplikacji Outlook. E-mail należy najpierw zapisać lokalnie jako plik i potem dodać jako załącznik dowolną metodą.

informacja

W przeciwieństwie do pozostałych obszarów systemowych (pola Komentarze i Szczegóły zadania) konfiguracja sekcji Załączniki może być zmieniana przez projektanta aplikacji w Designer Studio w zakładce Globalny szablon formularza oraz w węźle Załączniki.

Zakładki sekcji

Pasek sekcji Załączniki jest podzielony na trzy następujące zakładki:

• Załączniki – zakładka zawiera załączniki dodane do elementu w aktualnym obiegu,
• Wszystkie załączniki – zakładka zawiera wszystkie pliki, jakie dodano podczas realizacji zadań w powiązanych ze sobą obiegach (nadrzędnych i podrzędnych),
• Konwersacje e-mail – zakładka umożliwia zapisywane w postaci załączników wszystkich wiadomości wysyłanych za pośrednictwem dodatku Outlook Classic, które są powiązane z kontekstem aktualnego elementu obiegu.

informacja

Dodatkowe informacje na temat załączników w WEBCON BPS można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

Dodawanie załącznika

Przycisk Dodaj załącznik pozwala dodać pliki do formularza wyświetlanego w trybie edycji. Dodane pliki są prezentowane w kolejności alfabetycznej w zakładkach Załączniki i Wszystkie załączniki (są one także przypisywane do ewentualnych kategorii utworzonych w Designer Studio). Klikając ikonę odwróconego wielokropka dostępną po prawej stronie każdego dodanego pliku, możesz pobrać, wyświetlić, nadpisać i edytować dany plik, a także modyfikować jego atrybuty.
Jeżeli dodano co najmniej dwa pliki, przycisk Pobierz wszystkie załączniki pozwoli Ci pobrać wszystkie załączniki naraz.

informacja

Dodatkowe informacje na temat sortowania załączników można znaleźć w ARTYKULE dostępnym na blogu technicznym.

Podgląd załącznika

Podgląd załącznika bez konieczności jego pobrania jest możliwy m. in. dla następujących rozszerzeń plików:

Dokumenty tekstowe

• Microsoft Word: doc, docx, dot, dotx, docm, dotm
• OpenDocument (LibreOffice / OpenOffice): odt
• Rich / Plain Text: rtf, txt, wri
• PDF (Adobe Acrobat): pdf

Obrazy (grafika rastrowa)

• Najpopularniejsze: jpg, jpeg, png, gif, bmp, tif, tiff
• Rzadziej spotykane warianty: jpe, jfif, dib

Pliki internetowe / Dane

• Strony WWW: htm, html, xhtml, mht, mhtml
• Dane strukturalne: xml, json, sql
• Logi / rejestry: log

Dźwięk

• Popularne formaty: mp3, aac, wav, flac, ogg, m4a
• Inne warianty / kontenery: oga, spx, mpga, m4p, m4b, m4r

Wideo

• mp4, m4v, ogv

Poczta e-mail

• Outlook / EML-kompatybilne: msg, eml, emlx, oft, mbox, tnef

Arkusze kalkulacyjne

• Microsoft Excel: xls, xlsx, xlsm, xlsb, xlt, xltx, xltm, xlw, xlm, xlc, xla
• OpenDocument Spreadsheet: ods
• Tekstowe arkusze danych: csv

informacja

W przypadku plików typu arkusz kalkulacyjny konieczne dla prawidłowego działania podglądu jest zaznaczenie opcji Podgląd plików Excel jako PDF w zakładce Globalny szablon formularza.

Wykonywanie zdjęć i nagrywanie notatek głosowych

Oprócz dodawania istniejących plików, korzystając z pola Załączniki możesz łatwo wykonywać zdjęcia oraz nagrywać notatki głosowe, a następnie dodawać je jako załączniki do formularza.

• Wykonywanie zdjęć
  Aby wykonać zdjęcie, kliknij przycisk dostępny w pasku sekcji Załączniki. Spowoduje to otwarcie okna aparatu.

  

  Z tego poziomu możliwe jest wykonanie zdjęcia (przycisk Zrób zdjęcie) lub dodanie istniejącego pliku ze zdjęciem z dysku (Dodaj z galerii). Dodatkowo możesz wybrać obiektyw, z którego będzie korzystała aplikacja aparatu, o ile urządzenie wyposażone jest w więcej niż jeden (Zmień Kamerę).
  Po wykonaniu zdjęcia możesz je skadrować, przeciągając linie siatki nałożone na obraz, a także obracać (przycisk Obróć). Jeżeli jednak wprowadzone zmiany nie są zgodne z Twoimi oczekiwaniami, możesz je łatwo cofnąć, naciskając przycisk Cofnij zmiany, lub nawet usunąć całe zdjęcie (Usuń).
  Nazwa pliku ze zdjęciem jest domyślnie wstawiana przez system w zdefiniowanym formacie, aby ją zmienić, kliknij przycisk strzałek i wprowadź swoje zmiany w polu Nazwa pliku. (Możliwe jest także przypisanie pliku do określonej kategorii załączników, o ile zostały one zdefiniowane przez projektanta aplikacji w Designer Studio).

• Nagrywanie notatek głosowych
  Korzystając z formularza, możesz także nagrywać notatki głosowe i dodawać je w formie załącznika. Funkcjonalność ta jest dostępna po naciśnięciu przycisku widocznego w pasku sekcji Załączniki. Naciśnięcie wspomnianego przycisku otwiera okno nagrywania notatek.

  

  Okno zawiera prosty rejestrator dźwięku, z poziomu którego możesz rozpocząć nagrywanie, klikając przycisk Rozpocznij nagrywanie (lub dużą ikonę mikrofonu). Rozpoczęte nagranie można następnie zatrzymywać i wznawiać naciskając odpowiednio przycisk Zatrzymaj nagrywanie i Wznów nagrywanie. Po jego zakończeniu, czyli naciśnięciu przycisku Zakończ nagrywanie, plik z nagraniem można pobrać (Pobierz), usunąć (Usuń) lub dodać do załączników formularza (Dodaj). Podobnie jak w przypadku wykonywania zdjęć, nazwę pliku możesz zmienić przed jego dodaniem w polu Nazwa pliku oraz ewentualnie zdefiniować jego kategorię (Wybierz kategorię załącznika).

3. Szczegóły zadania

Sekcja zawiera opis zadania, które ma zostać wykonane w danym kroku. Opis definiowany jest w Designer Studio przez projektanta aplikacji w polu Opis konfiguracji kroku.