Zastępstwa

Funkcjonalność pozwala organizować pracę w przypadku tymczasowej/okresowej nieobecności pracowników, jednocześnie zapewniając ciągłość realizacji zadań. W zależności od rodzaju zastępstwa, zastępca może działać w imieniu osoby zastępowanej lub wykonywać za nią zadania.

Konfiguracja zastępstw

Funkcjonalność zastępstw w Portalu jest dostępna po przejściu do menu użytkownika i wybraniu dedykowanej opcji z listy:

Wybór osoby zastępowanej

Zależnie od przysługujących uprawnień zastępstwa można dodawać za siebie lub innych, przy czym lista dostępnych aplikacji i procesów w tym przypadku determinowana jest ich indywidualnymi ustawieniami w Designer Studio.

Nowe zastępstwo za mnie

Jeżeli zastępstwo tworzone jest we własnym imieniu przez dowolnego użytkownika, to będzie on mógł wybierać procesy, dla których ma być aktywne zastępstwo, w oparciu o uprawnienia do aplikacji. Oznacza to, że jeśli użytkownik posiada jakiekolwiek uprawnienia do aplikacji, to na liście wyboru będą dostępne wszystkie procesy z tej aplikacji (o ile w konfiguracji procesu włączono obsługę zastępstw). Uprawnienia do procesu dla tego użytkownika nie będą brane pod uwagę. Lista aplikacji/procesów nie będzie zawężana ze względu na spółki. W przypadku tworzenia zastępstwa za siebie, dowolny proces z włączoną obsługą zastępstw może wybrać również Administrator systemu.

Nowe zastępstwo za kogoś

Jeżeli zastępstwo tworzone jest za kogoś przez Administratora systemu lub użytkownika, który jest uprawniony do tworzenia zastępstw za dowolne osoby (opcja Określeni użytkownicy za wszystkich w konfiguracji zastępstw), to będzie on mógł wybierać dowolne procesy z włączoną obsługą zastępstw spośród wszystkich aplikacji.
Dodatkowo, jeżeli zastępstwo tworzone jest przez Przełożonego za podwładnych (zgodnie z konfiguracją struktury podwładności), to będzie on mógł wybierać procesy spośród wszystkich aplikacji, do których podwładny, tj. osoba zastępowana, ma dowolne uprawnienia. Lista aplikacji/procesów również nie będzie zawężana ze względu na spółki.

Globalne ustawienia zastępstw

O tym, kto może tworzyć zastępstwa za innych użytkowników decydują Globalne ustawienia zastępstw dostępne po kliknięciu na ikonę suwaka w prawym górnym rogu okna konfiguracji zastępstw. Wystarczy jedynie zaznaczyć odpowiednią opcję w sekcji Tworzenie zastępstw za innego użytkownika.

W tym miejscu można także zdefiniować liczbę zastępstw wyświetlanych na stronie oraz wybrać tryb obsługi zastępstw:

• Wyłączony – konfiguracja zastępstw nie będzie możliwa,
• Podstawowy – umożliwia zdefiniowanie zastępstw z uwzględnieniem aplikacji/procesów i spółek. Wśród procesów do wyboru znajdą się te, które w WEBCON BPS Designer Studio mają włączoną obsługę zastępstw,
• Przez dedykowaną aplikację – zastępstwa są konfigurowane w osobnym obiegu specjalnie do tego przeznaczonej aplikacji.

Lista zastępców

Konfigurując listę zastępców należy wybrać jedną spośród dostępnych opcji:

• Dowolny użytkownik – na zastępcę będzie mógł zostać wybrany każdy użytkownik z organizacji (z wyłączeniem osoby tworzącej zastępstwo),
• Członkowie zespołu – lista zostanie zawężona do:
  • bezpośrednich podwładnych osoby zastępowanej,
  • bezpośredniego przełożonego osoby zastępowanej,
  • bezpośrednich podwładnych przełożonego osoby zastępowanej.

Rodzaj zastępstwa

W WEBCON BPS dostępne są dwa rodzaje zastępstw: Zastępstwo w zadaniach oraz Zastępstwo w imieniu zastępowanej osoby. Podczas konfiguracji obu rodzajów zastępstw należy podać analogiczne dane: imię i nazwisko osoby zastępowanej i zastępcy, datę rozpoczęcia i zakończenia zastępstwa, spółkę, a także wskazać wszystkie lub wybrane aplikacje i procesy, których będzie dotyczyło zastępstwo.

Zastępstwo w zadaniach

Zastępstwo w zadaniach jest obsługiwane w trybie automatycznego delegowania zadań, co oznacza, że dla aktywnego zadania osoby zastępowanej generowane jest zadanie dla zastępcy. Zastępca otrzymuje uprawnienia wyłącznie do modyfikacji elementów obiegu, natomiast pozostałe uprawnienia osoby zastępowanej nie są na niego przenoszone. Po uruchomieniu zastępstwa przez WEBCON BPS Workflow Service wszystkie aktywne zadania osoby zastępowanej, które odpowiednio skonfigurowano zostaną przekazane do zastępcy.

Zastępstwo w imieniu zastępowanej osoby

W przypadku tego rodzaju zastępstwa zastępca może działać w imieniu nieobecnego użytkownika z tzw. pełnym dostępem. Oznacza to, że zastępca po przełączeniu się w tryb pracy w imieniu będzie widział dokładnie to, co widziałaby osoba zastępowana na takim samym poziomie uprawnień. Widok Portalu jest wówczas ograniczany do tych aplikacji/procesów, dla których funkcjonalność zastępstw w imieniu została włączona i skonfigurowana. Poza realizowaniem zadań, zastępca będzie mógł, m.in. wystartować lub zmodyfikować element, a także będzie miał dostęp do raportów i dashboardów. Wszystkie zadania wykonane przez zastępcę będą podpisywane imieniem osoby zastępowanej, a informacja o tym, że jest to zastępstwo w imieniu pojawi się w historii elementu oraz będzie widoczna w raportach zastępstw.

Informacja o tym, że użytkownik działa w imieniu osoby zastępowanej pojawi się w prawym górnym rogu okna. Dodatkowo, po przejściu do elementu, wyświetleniu jego podglądu lub po wystartowaniu nowego elementu obiegu na górze strony pojawi się pomarańczowy pasek z analogiczną informacją.

Jeżeli z kolei osoba, która przebywa na urlopie zaloguje się na swoje konto, to w prawym górnym rogu okna zobaczy ikonę parasolki, która informuje o aktywnych zastępstwach.

Filtrowanie zastępstw

Listę skonfigurowanych zastępstw można filtrować, wybierając jedną spośród dostępnych opcji lub definiując własny filtr wartości:

informacja

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykułach:

• Zastępstwa w WEBCON BPS
• Zastępstwa w zadaniach – podstawowe zasady konfiguracyjne
• Zastępstwa w wersji 2019
  na naszym blogu technicznym.